Italie

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Ispettorato Generale presso il Ministero della Giustizia

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RAPPORT SUR L’INSPECTION GÉNÉRALE DU MINISTÈRE ITALIEN DE LA JUSTICE

 

– NOM DU SERVICE, DATE DE CRÉATION, ÉVOLUTION HISTORIQUE

L’Inspection Générale du Ministère de la Justice a été créée par le décret royal 08.12.1907, n° 775, complété ultérieurement par le décret ministériel 30.10.1958 (“normes pour l’exécution des inspections dans les bureaux judiciaires”).

Actuellement, la composition et le fonctionnement de l’Inspection, y compris ses pouvoirs et ses éléments structurels, sont régis par la loi n° 1311 du 12.08.1962, partiellement modifiée par les lois n° 426 du 08.08.1980 et n° 432 du 06.10.1988.

Le cadre réglementaire est complété par l’article 216-quater de l’ordre judiciaire (décret royal n° 12 du 30.01.1941) en ce qui concerne les relations avec le Conseil supérieur de la magistrature (article 8 de la loi n° 195 du 24.03.1958) et par l’article 12 du décret présidentiel n° 748 du 30.06.1972, qui définit les compétences des cadres de l’administration de l’État ayant des fonctions d’inspection.

– PÉRIMÈTRE D’ACTIVITÉS ET PRÉROGATIVES

D’un point de vue structurel, l’Inspection Générale est composée de:

• 21 magistrats (le Chef, le Chef adjoint et 19 magistrats, provenant tant du Parquet que des Bureaux judiciaires, dont 7 ayant au moins 20 ans de service dans les fonctions d'”Inspecteur général en chef” et 12 ayant au moins 13 ans de service dans les fonctions d'”Inspecteur général”), affectés au Ministère de la Justice avec des fonctions administratives et placés en dehors du rôle organique du Pouvoir judiciaire, conformément à l’article 196 de l’Ordre judiciaire.

Les magistrats inspecteurs peuvent exercer les fonctions de procureur adjoint et/ou de juge, tous deux appartenant au même ordre judiciaire.

• 36 magistrats inspecteurs
• 18 directeurs ayant des fonctions d’inspection
• 58 employés administratifs internes.

L’ensemble du personnel affecté à l’Inspection générale relève du rôle organique de l’administration judiciaire; les fonctions d’inspection sont conférées par arrêté du Ministre de la Justice.

D’un point de vue fonctionnel, l’Inspection Générale est un organe de dérivation et de proposition par rapport aux initiatives et aux pouvoirs attribués au ministre de la Justice.

Elle n’a qu’un devoir de communication des résultats des contrôles et des enquêtes pré-disciplinaires qu’elle a effectués et n’a pas le pouvoir d’adopter des mesures résultant du résultat de ses activités. Les seules mesures que l’Inspection peut adopter sont les mesures urgentes (prescriptions et recommandations) visant à prévenir les préjudices résultant d’irrégularités ou d’abus graves constatés au cours des inspections des services de l’office judiciaire, conformément à l’article 10 de la loi n° 1311/62.

Il convient de préciser que les inspections de l’Inspection Générale ne portent pas sur le fond des décisions des magistrats, qui peuvent éventuellement être examinées pour des violations graves de la loi.

– NATURE OU TYPOLOGIE DES MISSIONS (CONTRÔLE DES PERSONNES, CONTRÔLE DES ORGANISATIONS, CONTRÔLE INTERNE OU EXTERNE, AUTRES MISSIONS SPÉCIFIQUES COMME LE CONSEIL, LA PROSPECTIVE…)

1. A) INSPECTIONS

La principale tâche de l’Inspection est d'”inspecter”:

– les bureaux de première instance (tribunaux et parquets),

– les bureaux de district (cours d’appel, parquets, tribunaux pour enfants et parquets, tribunaux de surveillance),

– les bureaux de notification, d’exécution et de protestation (PNUE).

Elle n’effectue pas d’inspections à la Cour de Cassation et au Parquet Général auprès de la Cour de Cassation, car ces bureaux ont une autonomie différente, liée aux fonctions qu’ils exercent.

L’activité principale est l’observation et le contrôle périodiques de la fonctionnalité des bureaux judiciaires, visant à détecter toute irrégularité, omission ou carence pouvant être signalée aux Directions Générales compétentes et au Cabinet du Ministre, afin qu’ils puissent prendre les mesures appropriées pour supprimer les causes des dysfonctionnements ou des inefficacités.

Concrètement, le contrôle des bureaux judiciaires vise également à inciter au soin et à la diligence dans l’exécution régulière des services et a une fonction propulsive et diffusante des bonnes pratiques, en encourageant, par des avis, des clarifications et des suggestions, un travail d’orientation des offices judiciaires afin d’améliorer leur action.

Trois types d’inspection distincts sont prévus par la loi:

– ORDINAIRE: elle a lieu, selon la loi, tous les trois ans et concerne, par rotation, tous les bureau de première et deuxième instance.

La vérification dans les bureaux de justice de paix est, en règle générale, confiée à des officiers supérieurs affectés à l’inspection, tandis que celle des autres bureaux est confiée à des magistrats inspecteurs assistés de gestionnaires et de directeurs inspecteurs.

– EXTRAORDINAIRE: commandé avant l’expiration ordinaire de la période de trois ans depuis la dernière inspection:

• par le chef de l’inspection, lorsque des déficiences ou des irrégularités méritant une enquête plus approfondie ont été constatées par les inspecteurs ou, en tout état de cause, signalées;
• par le Ministre, lorsqu’il le juge opportun (art. 7, loi u. c. n° 1311 de 1962);

– PARTIELLE OU CIBLÉE (pour des secteurs ou des services individuels d’un bureau judiciaire): elle vise à vérifier la productivité ou les dysfonctionnements sectoriels, l’opportunité du travail des offices ou des magistrats individuels (art. 7 de la loi n° 1311 de 1962, modifiée par la loi n° 432 du 06.10.1988). Les inspections ciblées ou partielles ne peuvent être ordonnées que par le Ministre.

1. B) LES ENQUÊTES ADMINISTRATIVES

Conformément à l’article 12 de la loi n° 1311/62, le Ministre de la Justice peut “recourir à l’inspection générale pour effectuer des enquêtes sur le personnel appartenant à l’ordre judiciaire et sur toute autre catégorie de personnel employé par le ministère de la justice“.

L’enquête administrative relève donc toujours et uniquement de la compétence du Ministre et a pour objet un sujet (le personnel judiciaire et/ou toutes les autres catégories d’employés du ministère) et non un bureau.

Cette activité, en règle générale, vise à constater des faits ou des comportements qui peuvent avoir une valeur disciplinaire et, pour les magistrats, qui peuvent être pertinents en termes d’incompatibilité environnementale ou fonctionnelle (article 2 de la loi Guarentigie).

En tant que tel, il requiert un mandat spécifique du Ministre de la Justice (lettre de nomination – lettera di incarico) et, dans le cas où il s’avérerait nécessaire d’étendre l’enquête à des situations et des personnes autres que celles envisagées dans le même document, une extension explicite doit toujours être ordonnée par le Ministre, en fonction des rapports supplémentaires qu’il reçoit ou des informations provenant de l’inspection elle-même.

Au cours de l’enquête, l’Inspection Générale dispose de pouvoirs similaires à ceux du ministère public: des informations peuvent être demandées par le biais de témoignages oraux, inclus dans un rapport, et l’accusé potentiel peut également être entendu, s’il a l’intention de se soumettre à un examen, avec les garanties de l’assistance défensive. En règle générale, cependant, les personnes employées par le Ministère de la Justice sont tenues de coopérer à l’enquête, une obligation qui découle des devoirs de loyauté et d’équité que les fonctionnaires sont tenus de respecter.

En outre, des enquêtes peuvent être déléguées par voie de dialogue avec les chefs de cour (Président de la Cour d’appel ou Procureur Général) pour la collecte d’éléments concernant des situations et des faits ou des actes ou des documents.

L’article 12 de la loi n° 1311/62 est complété par le pouvoir d’initiative disciplinaire accordé au Ministre de la Justice par la Constitution – un pouvoir qui n’est pas une obligation pour le Ministre (qui peut passer outre ou ignorer les conclusions de l’inspection) mais une simple faculté, sur laquelle un jugement ne peut être porté que dans l’arène politique.

L’enquête administrative menée par l’Inspection Générale constitue une enquête préliminaire (pré-disciplinaire) qui doit être maintenue distincte de l’enquête préalable, qui suit l’initiative disciplinaire du Ministre ou en est autonome, attribuée en vertu de l’article 32 du décret royal n° 511 du 31.05. 1946 au ministère public auprès de la Cour de cassation.

1. C) INVESTIGATION

Une autre fonction d’enquête de l’Inspection Générale est celle prévue par l’article 8 de la loi n° 195 du 24 mars 1958, qui dispose que le Conseil supérieur de la magistrature, “pour les besoins liés à l’exercice des fonctions qui lui sont attribuées, recourt à l’Inspection générale instituée auprès du ministère“.

Le pouvoir de demande est confié directement aux différentes Commissions de référence de la C.S.M. et peut concerner, par exemple, des enquêtes cognitives sur la situation, les charges de travail et la productivité de certains bureaux, des informations et des données objectives sur l’expérience, le professionnalisme et l’étendue du travail de certains magistrats (en relation, également, avec le passage de qualification ou les demandes d’attribution de fonctions); ou, de manière plus pénétrante, des enquêtes ciblées par le biais de demandes de renseignements sur le comportement des magistrats ou sur des activités spécifiques menées dans certains bureaux.

En pratique, il est très rare que la C.S.M. exerce ce pouvoir.

1. D) D’AUTRES ACTIVITÉS

D’autres tâches concernent:

1. L’activité de collecte d’informations déléguée par le Ministre à l’Inspection Générale, qui découle généralement de plaintes ou de dénonciations de particuliers, d’informations provenant des autorités judiciaires pénales, de communications requises à la suite de décrets de condamnation pour durée déraisonnable du procès (loi Pinto), d’interpellations ou d’interrogatoires parlementaires ou d’articles de presse, concernant les juges professionnels, les juges honoraires, le personnel administratif.

Pour chacune des activités déléguées, l’Inspection ouvre un dossier, qui est instruit par le chef de l’Inspection lui-même ou par le chef adjoint, ou par un magistrat inspecteur délégué par eux, qui assume le rôle de chef de procédure.

Une fois les informations demandées acquises, le magistrat inspecteur délégué formule des propositions de licenciement ou d’exercice d’une action disciplinaire, d’enquête ou d’inspection ciblée, qui, validées par le chef de l’inspection ou le chef adjoint, sont transmises au Cabinet du Ministre ou aux autres organes responsables (pour les agents administratifs ou les magistrats honoraires) de l’exercice de l’action disciplinaire.

Dans certains cas, lorsqu’il y a des raisons de le faire, l’Inspection procède également à des déclarations de préjudice pénal ou financier.

2. La formulation de propositions et d’avis sur des questions législatives relatives à l’organisation des offices judiciaires ou des activités relevant de la compétence de l’Inspection.
3. L’examen et la résolution des questions relatives aux services judiciaires.
4. L’étude des questions concernant la standardisation des services dans les bureaux inspectés.
5. La réalisation d’activités de contrôle de la fonctionnalité des offices, notamment par l’analyse des résultats d’inspection, la préparation de documents d’évaluation des anomalies et des problèmes critiques qui, en termes de gravité et de fréquence, ont le plus d’impact sur le fonctionnement et l’efficacité des offices judiciaires et ont déjà fait l’objet de prescriptions ou de recommandations à régulariser.
6. La réalisation d’activités de contrôle visant à identifier les bonnes pratiques qui peuvent être identifiées à partir de l’examen des rapports d’inspection.
7. La collaboration internationale grâce à la création du “noyau international”.

– ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’INSPECTION ORDINAIRE (ORGANIGRAMME, UTILISATION DE LA TECHNOLOGIE NUMÉRIQUE, QUELLE FORMATION INTERNE EST PRÉVUE POUR LES MEMBRES DU SERVICE? QUELLES ACTIVITÉS DE COMMUNICATION OU DE PUBLICATION)

Le chef de l’Inspection générale:

– identifie tous les six mois les bureaux à inspecter

– établit le programme d’inspection

– fixe la date de début de chaque inspection

– compose les équipes d’inspection.

L’inspection doit être effectuée selon les “instructions générales” établies par le chef de l’inspection et, si nécessaire, modifiées en fonction des objectifs annuels identifiés conformément aux directives émises par le Ministre.

Le chef d’équipe (toujours un magistrat), une fois qu’il a reçu la mission:

– répartit les tâches entre les inspecteurs affectés,

– donne des instructions aux inspecteurs pour l’exécution de l’inspection, selon les orientations et les objectifs fixés par le chef de l’Inspection Générale,

– fixe la date de fin de l’activité d’inspection et la date de transmission du rapport des inspecteurs,

– prend contact avec les chefs des bureaux (présidents et procureurs) et leur demande d’établir un rapport préliminaire sur l’état du bureau et un questionnaire avec toutes les données qui intéressent les inspecteurs: bâtiment, sécurité environnementale, sécurité de la privacy, sécurité du personnel judiciaire et administratif, état de la mise en œuvre de l’informatisation et, en particulier, du processus civil télématique, mouvement des flux des secteurs civil et pénal, retards éventuels dans l’accomplissement des actes judiciaires (en particulier, dans le dépôt des jugements/ordonnances et des ordonnances judiciaires), libérations au-delà des délais prévus par le code de procédure pénale.

Les inspections se déroulent en deux phases: une première phase à distance et une deuxième phase en personne.  Pour la phase à distance, chaque inspecteur est autorisé à accéder aux enregistrements informatiques tenus par les bureaux à inspecter. Dans la phase de présence, l’inspection se poursuit pour les contrôles qui ne peuvent être effectués à distance et pour vérifier la correspondance des données acquises à distance avec les données réelles.

Les bureaux, en vue de l’inspection dont ils sont informés à l’avance, remplissent les annexes obligatoires: mouvement des procédures pénales et civiles, procédures définies par chaque magistrat (judiciaire – togato – et honoraire) dans la période d’intérêt de l’inspection et résumé des procédures définies dans la période par le bureau, liste des magistrats en service dans la période d’intérêt de l’inspection et leur fiche biographique; liste des condamnations civiles et pénales classées en retard; liste des libérations au-delà du terme d’efficacité des mesures conservatoires (prison et assignation à résidence); liste du personnel administratif.

Dans leurs réponses aux demandes standardisées, les employés des bureaux fournissent des données qui sont ensuite vérifiées par les inspecteurs lors de l’audit en personne.

Pour chaque demande standardisée, les inspecteurs demandent au personnel du bureau de consulter, par sondage, les dossiers relatifs à l’objet de la demande.

Dans les bureaux de deuxième niveau uniquement, il y a un “agent statistique délégué” dont la mission est de vérifier l’organisation du service statistique et la qualité des données statistiques fournies à la DGSTAT, et d’en rendre compte dans un rapport de synthèse à la fin de l’inspection.

La collecte de ces documents commence avant l’inspection en personne.

Lors de l’inspection en personne, les inspecteurs vérifient

• services administratifs et comptables: personnel, frais judiciaires, recouvrement de créances, dépôts judiciaires, avoirs saisis, service automobile, liste de consultants techniques et liste d’experts;
• services civils: contentieux civil et affaires du travail, de la sécurité sociale et de l’assistance obligatoire, affaires civiles non contentieuses et affaires à traiter en chambre du conseil – tutelle – administration de soutien – successions – négociation assistée en matière de séparation et de divorce, exécution civile (mobilière, avec ou sans tiers, et immobilière), procédures d’insolvabilité;
• services pénaux: le bureau du juge des enquêtes préliminaires, le bureau d’audition, la cour de révision, les mesures de prévention, la cour d’assises.

Pour tous les services, les inspecteurs vérifient l’adéquation des effectifs judiciaires et administratifs et des postes vacants, le respect des documents d’organisation élaborés par le chef de bureau et approuvés par le CSM, la bonne affectation du personnel administratif, l’évaluation des contingences et des règlements et, par conséquent, la performance du bureau, les bonnes pratiques et les performances d’excellence, les retards dans le traitement des procédures, avec l’identification des délais de jugement et des “processus anciens“; le dépôt tardif des arrêts et ordonnances par les juges et les renvois hors délai; l’état de l’informatisation et l’absence éventuelle d’une utilisation appropriée des systèmes informatiques des services.

Les inspecteurs, s’ils trouvent des irrégularités:

• suggérer aux bureaux la solution à mettre en œuvre immédiatement;
• si cela n’est pas possible et que les irrégularités ne sont pas graves, ils les indiquent dans une annexe à leur rapport final;
• si les irrégularités sont graves et ne peuvent être résolues immédiatement et/ou spontanément par le bureau, ils les signalent au magistrat inspecteur.

Si les irrégularités sont graves et ne peuvent pas être résolues dans le délai serré de l’inspection, le magistrat inspecteur peut émettre:

• des “prescriptions administratives” (ex art. 10 loi n° 1311/1962) accordant un délai de régularisation. À la fin de la période, l’Inspection Générale vérifie la conformité aux exigences prescrites. Le résultat peut être “archivage” ou “archivage avec résultats négatifs” et un rapport aux organismes compétents;
• “recommandations“: en cas de dysfonctionnements ou de problèmes critiques qui ne sont pas si graves ou en tout cas pas de nature à justifier une période de prescription;
• peut signaler les irrégularités ou les infractions disciplinaires au chef de l’Inspection générale;
• peut indiquer au chef de l’Inspection Générale s’il convient de proposer au Ministre de la justice d’ordonner:
• une “inspection ciblée”, lorsqu’une situation complexe dans un ou plusieurs services est apparue lors de l’inspection ordinaire et n’a pas pu être examinée;
• une “enquête administrative”, lorsque de graves irrégularités dans un domaine spécifique de l’activité judiciaire ou dans le comportement d’un magistrat ont été identifiées;
• en cas de préjudice pécuniaire avéré, il peut en référer au Parquet de la Cour des Comptes et lui demander de prendre des mesures pour éviter que des situations similaires ne se reproduisent à l’avenir.

Le résultat final de l’inspection est communiqué:

– dans un rapport individuel de chaque inspecteur chargé de l’inspection des différents services, qui indique également les conclusions de l’inspection, relatives à des irrégularités non graves dans la gestion des services, qui doivent être régularisées;

– dans les “observations générales” rédigées par le magistrat inspecteur;

– dans le “cadre synthétique“, qui donne un aperçu, avec des graphiques, de la charge de travail du bureau et de sa capacité à disposer du travail, afin d’évaluer les performances.

Les observations générales sont divisées en deux parties: la partie publique et la partie confidentielle.

Dans les “observations générales – partie publique”, le magistrat inspecteur indique:

– l’adéquation des locaux, de l’ameublement et de l’équipement instrumental;

– la santé et la sécurité au travail;

– le traitement des données à caractère personnel et le respect de la vie privée;

– les conventions stipulées par les offices avec des entités publiques ou privées pour le bon fonctionnement des services;

– la composition de l’office (magistrats et personnel administratif) et les résultats organisationnels possibles, y compris la répartition des tâches et les critères d’attribution des affaires aux magistrats; considérations sur la relation entre l’organisation et les fonctions de l’office;

– charges de travail, productivité et délais de traitement pour les secteurs civil et pénal.

Dans les “observations générales – partie confidentielle”, les données sont incluses:

– sur la sécurité, sur l’éventuelle surveillance armée des bureaux, sur les éventuelles mesures de protection des magistrats;

– sur la sécurité de la structure informatique;

– sur les archives et les locaux contenant des corps du crime;

– sur les écoutes téléphoniques.

Les prescriptions et recommandations éventuellement formulées, les remarques faites par les inspecteurs administratifs sur les services et les discussions avec les chefs de bureau sont également indiquées.

Les résultats sont communiqués aux différentes Directions du Ministère de la Justice, au Conseil supérieur de la magistrature et aux chefs des bureaux de district.

Les “observations générales – partie publique” – et le ” cadre synthétique” (pour l’instant uniquement pour les bureaux de première instance) sont publiées sur le site web du ministère de la justice.

– LES OUTILS DE TRAVAIL ET DE COLLECTE DE DONNÉES JUDICIAIRES (ARCHIVES, QUESTIONNAIRES, APPLICATIONS INFORMATIQUES POUR LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES DONNÉES).

Les bureaux enregistrent quotidiennement les données de toute activité judiciaire et administrative dans la quasi-totalité des registres informatisés qui constituent donc la base de données à partir de laquelle sont extrapolées les données, donc à des fins d’inspection.

Comme déjà souligné ci-dessus, les inspecteurs, dans la phase à distance, accèdent aux registres informatisés des bureaux, avec l’autorisation des chefs de bureau et avec la coopération technique de la CISIA. De cette manière, les inspecteurs sont en mesure de suivre l’évolution des activités tant judiciaires qu’administratives résultant des registres.

Les inspecteurs, dans le secteur civil, utilisent un programme, appelé “paquet des inspecteurs“, comme outil d’extraction des données, qui a l’avantage de collecter les données en temps réel et d’être un outil flexible en ce qui concerne le type de données à extraire.

Depuis quelques années, les données sont versées sur une plateforme numérique partagée, l’espace SharePoint, qui est donc un outil de partage de données et de documents, qui permet un accès direct à la plateforme depuis le web, sur laquelle les membres de l’équipe d’inspection, le personnel du bureau inspecté, le service statistique et le statisticien délégué sont autorisés à intervenir, chacun se limitant aux domaines pour lesquels il a été préalablement autorisé.

Plusieurs dossiers sont placés sur cette plateforme: le dossier “Espace réservé aux inspecteurs” et le dossier “Archives des actes d’inspection” qui ne sont accessibles qu’aux membres de l’équipe d’inspection; les autres dossiers – “Revues“, “Échange inspecteur-bureau“, “Statistiques” et “Requêtes” – sont également accessibles au personnel des bureaux inspectés pour la saisie des données et documents pendant l’inspection, qui ne peuvent plus être modifiés une fois que les inspecteurs ont validé les données.

– AUTRES SERVICES NATIONAUX EN CHARGE DU CONTRÔLE ET DE L’ÉVALUATION DE LA JUSTICE: MINISTÈRES DE LA JUSTICE, AUTRES PERSONNELS DE LA JUSTICE, ÉTABLISSEMENT DE LA JUSTICE

Le Ministère de la Justice est le seul organe chargé par la Constitution de l’organisation et du fonctionnement des services liés à la justice.

En effet, l’article 110 de la Constitution italienne stipule que: “sans préjudice des compétences du Conseil supérieur de la magistrature, le ministre de la Justice est responsable de l’organisation et du fonctionnement des services relatifs à la justice“.

Plus précisément, les compétences du ministère concernent (art. 16 du décret législatif 300/1999):

– les services relatifs au pouvoir judiciaire: gestion administrative en matière civile et pénale; activités préalables à l’exercice des pouvoirs du Ministre; archives judiciaires (casellario giudiziario); coopération internationale en matière civile et pénale; étude et proposition d’interventions réglementaires dans le domaine de compétence;

– l’organisation et les services du pouvoir judiciaire: gestion administrative du personnel et des moyens nécessaires; activités relatives aux pouvoirs du Ministre à l’égard des magistrats; étude et proposition d’interventions réglementaires dans le domaine de compétence;

– les services de l’administration pénitentiaire: gestion administrative du personnel et des biens de l’administration pénitentiaire; exécution des tâches relatives à l’exécution des mesures conservatoires, des peines et des mesures de sécurité des détenus; exécution des tâches prescrites par la loi pour le traitement des détenus et des internés;

– services relatifs à la justice des mineurs: exécution des tâches confiées par la loi au Ministère de la justice en ce qui concerne les mineurs et gestion administrative du personnel et des biens les concernant.

Chacune de ces compétences est attribuée à l’un des quatre départements dont se compose le Ministère, respectivement: le département des affaires judiciaires, le département de l’organisation, du personnel et des services judiciaires, le département de l’administration pénitentiaire et le département de la justice juvénile et communautaire.

Dans ce domaine, on peut donc faire une triple distinction entre les compétences:

– la compétence au sens strict, qui relève exclusivement du pouvoir judiciaire,

– la gestion des services liés à la justice, qui relève du Ministère,

– l’administration de la juridiction, c’est-à-dire les compétences concernant le statut des magistrats (article 105 de la Constitution), qui relève du Conseil supérieur de la magistrature, qui est l’organe autonome de la magistrature dont la fonction est de réglementer le recrutement, les promotions, les mutations et les aspects disciplinaires relatifs aux magistrats.

Le Ministère supervise donc le personnel et l’organisation de tous les bureaux judiciaires ordinaires, en tant que bureaux territoriaux du Ministère, sans préjudice des fonctions sur les magistrats du Conseil supérieur de la magistrature.

Les bureaux judiciaires des juges spéciaux dépendent de différentes administrations et Ministères (les tribunaux militaires dépendent du Ministère de la Défense, les commissions fiscales dépendent du Ministère de l’économie et des finances, la Cour des Comptes, le Conseil d’État et les tribunaux administratifs régionaux dépendent de la Présidence du Conseil des Ministres).

Mais si les départements sont les sommets administratifs du Ministère, ce sont les bureaux de collaboration directe (dont fait partie l’Inspection générale) qui sont chargés d’assister les activités politico-administratives du Ministre.

– POINTS FORTS ET BONNES PRATIQUES, POINTS FAIBLES ET BESOINS.

Ces dernières années, les activités de l’Inspection Générale ont renforcé la vérification transparente de l’exercice des fonctions judiciaires, allant au-delà du simple contrôle de la régularité de leurs activités.

Ainsi, aujourd’hui, les activités de l’Inspection se concentrent, d’une part, sur des activités plus étroitement liées aux lignes d’action stratégiques de l’administration de la justice dans son ensemble et, d’autre part, sur les domaines les plus actuels et les plus sensibles de l’activité judiciaire.

En particulier, les inspections ne sont plus conçues comme une simple activité de contrôle de la bonne organisation et du fonctionnement des services judiciaires, recueillant des informations en vue d’éventuelles actions disciplinaires, mais également comme une activité visant à soutenir le service fourni par les bureaux judiciaires en termes de qualité globale, ainsi qu’à identifier les bonnes pratiques à exporter vers d’autres réalités judiciaires.

Pendant l’inspection, les inspecteurs se placent donc dans une position de collaboration et de soutien technique qualifié pour se concentrer sur les problèmes d’organisation des différents bureaux judiciaires et les résoudre, en proposant des solutions organisationnelles spécifiques, afin d’assurer l’efficacité organisationnelle et le rétablissement de la régularité administrative de toutes les activités de l’office inspecté.

Dans cette optique, les inspections sont de plus en plus l’occasion de guider la direction administrative et les gestionnaires des bureaux judiciaires vers des modules organisationnels plus vertueux et les équipes d’inspection, en cas d’irrégularités, suggèrent des solutions organisationnelles possibles pour uniformiser le service, en limitant le recours aux prescriptions aux cas où les abus ou les irrégularités sont si graves qu’ils nécessitent l’adoption de mesures spécifiques pour éliminer le problème.

Une force particulière de l’inspection est sa capacité à modifier son organisation en fonction des besoins contingents.

1. A) Le changement le plus important et le plus positif mis en œuvre par l’Inspection Générale ces derniers temps, suite aux problèmes liés à la pandémie de covid 19, concerne la modification des méthodes d’inspection sur les sites à inspecter, qui consistaient auparavant en la présence de toute l’équipe d’inspection sur le site à inspecter pendant toute la période.

En particulier, la méthode d’inspection mieux décrite dans les points précédents a été mise en œuvre, compatible avec l’état d’urgence et apte à atteindre les objectifs suivants:

• favoriser autant que possible les activités de vérification à distance, en limitant au maximum les activités de vérification sur place;
• assurer un niveau de rigueur et d’exhaustivité similaire à celui assuré lors de l’inspection réalisée entièrement sur place.

Cette méthode d’inspection différente a clairement apporté des avantages non seulement d’un point de vue organisationnel, mais aussi économique, étant donné le temps plus court passé par les inspecteurs sur les sites à inspecter, avec une réduction conséquente des coûts.

1. B) Ces dernières années, une attention croissante a été accordée, lors de l’inspection, à la collecte des “bonnes pratiques” qui peuvent être présentes dans les différents lieux inspectés. À cette fin, un groupe de travail a été créé au sein de l’Inspection Générale pour recueillir les bonnes pratiques relevées lors des inspections afin de promouvoir leur diffusion dans d’autres bureaux judiciaires, par le biais d’une publication sur le tableau d’affichage virtuel du site web de l’Inspection générale, atteignant ainsi un objectif de plus grande efficacité et d’uniformité des services au niveau national.
2. C) Depuis 2017, on utilise le “paquet des inspecteurs“, un logiciel d’extraction de données à partir d’enregistrements informatiques qui, d’une part, permet d’améliorer la planification des activités des différents offices judiciaires et, d’autre part, assure à la fois l’identification en temps utile des zones en détresse et l’optimisation des temps de collecte des données à des fins d’inspection.
3. D) Tous les documents d’inspection (aussi bien ceux relatifs aux interlocutions internes que ceux relatifs aux relations avec les offices judiciaires) doivent être introduits dans l’archive sur la plateforme “SharePoint”, qui est utilisée depuis longtemps par le corps d’inspection pour acquérir dans la phase de pré-inspection la documentation transmise par les offices judiciaires. Aujourd’hui, c’est le principal environnement de travail des inspecteurs à tous les stades de l’activité d’inspection.
4. E) Le “Bureau des études et des innovations” a été créé, dont le personnel est principalement chargé des tâches suivantes:

• offrir un soutien immédiat aux inspecteurs pour résoudre les doutes d’interprétation face à des problèmes inattendus rencontrés lors des inspections;
• examiner les questions juridiques liées aux activités d’inspection;
• préparer les réponses aux demandes formulées par les offices judiciaires;
• organiser des tables techniques virtuelles avec le corps d’inspection pour étudier les problèmes les plus complexes et les plus fréquents, afin d’assurer l’uniformité de l’évaluation lors des inspections;
• élaborer des propositions pour améliorer la fonctionnalité des bureaux, à mettre en œuvre lors des activités d’inspection ultérieures, ou à proposer à d’autres articulations du ministère de la Justice;
• gérer et mettre à jour – avec le soutien de la structure informatique – le site web de l’Inspection générale;
• mettre en œuvre l’archive informatisée sur le site de l’Inspection générale et ouverte au public, qui contient les maximes et les arrêts les plus significatifs en matière disciplinaire émis par la section disciplinaire du C.S.M. et les sections unies de la Cour de cassation;
• mettre en œuvre l’archive informatisée présente sur le site web de l’Inspection générale et ouverte au public, où les maximes des prescriptions/recommandations les plus importantes et récurrentes sont rassemblées, triées et distinguées par sujets et thèmes afin de permettre une consultation rapide et facile par les offices judiciaires:
• l’organisation et l’alimentation de l’archive informatisée sur le site web de l’Inspection générale et ouverte au public, où les demandes et les réponses pertinentes données aux offices judiciaires sont collectées, triées et distinguées par sujet et par thème, en vue d’une consultation rapide et facile.

En ce qui concerne les aspects à améliorer, tous les registres des bureaux judiciaires ne sont pas encore informatisés, de sorte que l’inspection à distance ne peut pas encore développer tout son potentiel.

En outre, même lorsque l’informatisation est en place, il y a souvent des problèmes de saisie et/ou de mise à jour correcte des données par les bureaux, ce qui peut conduire à la détection de données anormales ou incorrectes.

L’informatisation des bureaux judiciaires devrait donc être renforcée par les cabinets ministériels en charge de ces activités (DGSTAT et DGSIA).

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